关于印发《湖南女子学院行政工作

运行程序若干规定（修订）》的通知

 

各部门、各单位：

《湖南女子学院行政工作运行程序若干规定（修订）》已经院长办公会研究通过，现印发给你们，请认真遵照执行，进一步强化执行，提高工作效率。

 

 

                    湖南女子学院院长办公室

                        2017年6月28日

 

 

 

 

 

 

 

主题词：行政工作  运行程序  规定                   

湖南女子学院院长办公室          2017年6月30日印发

     （共印60份）

附件：

湖南女子学院行政工作运行程序若干规定（修订）

 

为规范学院行政工作运行程序，进一步提高议事、决策、协调及相关行政工作效率，特制定本规定。

一、行政工作会议

（一）院长办公会议

院长办公会议召开按照《湖南女子学院院长办公会议事规则》执行。

院长办公会是学院行政议事决策机构，主要研究提出拟由党委讨论决定的重要行政事项方案，研究处理教学、科研、行政管理工作的重要事项。各分管院领导职责范围内的常规性行政工作，由分管院领导负责研究实施。

（二）行政工作例会

1.行政工作例会主要研究处理教学、科研、行政管理等日常工作，调研、论证和协调重要行政事项。

2.行政工作例会由院长或分管院领导主持召开，组成人员一般为相关院领导、院长办公室负责人、相关行政职能部门负责人或系（部）行政负责人。

3.系（部）行政负责人工作例会由院长主持召开，原则上每学期召开两次。主要是听取系（部）工作汇报，研究系（部）学科专业、教育教学、师资队伍等教学行政工作。

4.行政工作例会，由相关行政职能部门安排专人做好记录，并存档备查。

（三）行政工作协调会

1.行政工作协调会旨在协调处理必须由两个或两个以上部门或单位配合完成、确实需要会议协调推进的工作事项。

2.行政工作协调会召开由牵头部门向院长办公室提出申请，并由牵头部门会前进行周密的会议准备，确定会议主题、议程、参会单位与人员，报院长办公室审核备案后方可召开，会议通知由院长办公室下发。

3.行政工作协调会参会人员为牵头部门分管院领导、牵头部门、院长办公室以及工作涉及到的部门或单位负责人。

4.行政工作协调会由院长办公室负责人主持召开，牵头部门负责人汇报，最后由牵头部门分管院领导作总结要求。

5.院长办公室负责行政工作协调会记录、撰写纪要，下发给相关部门或单位执行。牵头部门负责会议决议执行情况的督查，院长办公室负责协调。

二、行文审批

（一）以学院名义上报下发的涉及全院性工作的文件以及重要问题，经院长办公会讨论决定后，由院长签发。

（二）以学院名义上报下发的涉及单方面工作的文件，由分管院领导签发。涉及其他院领导分管的工作，由相关院领导会签。

（三）以学院名义批转、转发的文件，学院的批复、复函、电报等，参照（一）（二）签发。

（四）各行政职能部门、系（部）上报学院审批的请示、报告、函件等，送相关行政职能部门办理。

（五）审核和审批文件，明确批写“同意”或其他具体意见。经院长办公会研究同意的，分管院领导签发，由办文部门负责人注明“该文于××年××月××日已经院长办公会研究通过”。

三、文件传阅

（一）上级有关部门下发的行政文件，由院长办公室登记后，批转相关院领导。

（二）需要执行的文件，分管院领导需签署明确意见，由院长办公室送相关部门处理并归档。

（三）院领导的批示和处理意见，由院长办公室及有关部门督办，并将执行情况及时反馈给院长和分管院领导。

四、行政用章

（一）以学院名义上报下发的涉及全院性工作的材料，以及重要问题，经院长办公会讨论决定后，由院长签署用印意见。

（二）以学院名义上报下发的涉及单方面工作的材料，由分管院领导签署用印意见。涉及其他院领导分管的工作，由相关院领导会签。

（三）使用印章，明确批写“同意”或其他具体意见。经院长办公会研究同意的，分管院领导签署意见时注明会议日期。

（四）以学院名义签署的各类合同、协议按学院合同管理办法用印。

（五）用印必须填写“湖南女子学院公章使用审批表”，逐级审批。若分管院领导出差或在外办事，无法完成审批，但急需用印，必须经分管院领导同意后用印；但分管院领导回校后，必须即刻补办用印手续，送院长办公室归档。

（六）使用院长名章，须经院长同意后方可用章。